町内会 / 掲示板文 / やわらかいお願い
町内会・自治会のお知らせ文をChatGPTで作る方法
町内会や自治会のお知らせは、分かりやすさと角が立たない表現が大切です。ChatGPTには、行事案内、掲示板文、お願い文、注意喚起のたたき台を作ってもらえます。
このサイトはOpenAIやChatGPTの公式サイトではありません。非公式の実用ガイドとして、使い方の考え方と確認ポイントを整理しています。ChatGPTの回答は人間が確認し、個人情報や機密情報は入力しないでください。
このページはこんな人向け
- 町内会や自治会のお知らせ文を作る人
- 掲示板に貼る短い文章を整えたい人
- 近所へのお願い文をやわらかくしたい人
- 個人名や住所を出しすぎない文章にしたい人
ChatGPTに相談できること
地域の文章では、誰かを責める表現を避け、日時、場所、対象、お願いを整理すると読みやすくなります。
使い方の流れ
- 何のお知らせかを最初に決める
- 日時や場所は仮情報として扱う
- 相手を責める表現を避ける
- 掲示前に担当者が確認する
地域のルールや正式な決定事項は、自治会や担当者が確認してください。ChatGPTは文章のたたき台として使います。
そのまま使えるプロンプト例
町内会のお知らせ文を、やわらかく分かりやすい文章にしてください。日時と場所は後で人間が確認します。掲示板に貼る短い案内文を作ってください。見出し、日時、場所、お願いに分けてください。近所の方へのお願い文を、角が立たない言い方に整えてください。イベント案内文を、参加者向けに分かりやすく、誤解が少ない表現にしてください。使う時の注意点
- 個人名、住所、電話番号、具体的な部屋番号を入力しない
- 特定の人を責める表現にしない
- 日時、場所、料金、担当者は人間が確認する
- 地域の決定事項やルールは正式な情報を優先する
まなぶちゃん近所へのお願いって、強く書くとトラブルになりそう。
GPTガイドくんChatGPTには、事実とお願いを分けて、やわらかい表現に整えてもらうと使いやすいです。
よくある質問
町内会のお知らせ文をChatGPTで作れますか？
作れます。日時、場所、内容、お願いを整理した文章のたたき台に向いています。公開前には担当者が確認してください。
近所への注意文も作れますか？
作れますが、特定の人を責める表現は避けましょう。事実とお願いを分け、やわらかい文章にすることが大切です。
個人名や住所を入れてもいいですか？
入れないでください。必要な場合も、公開してよい範囲か担当者が確認してください。
掲示板用に短くできますか？
できます。「見出し、日時、場所、お願い、問い合わせ」のように項目を指定すると読みやすくなります。
回覧板と掲示で書き分ける
町内会のお知らせは、回覧で回すものと、掲示板に貼るもので必要な形が違います。同じ文を使い回すと、どちらも読まれません。
| 回覧板 | 掲示板 | |
|---|---|---|
| 読まれ方 | 手元でじっくり | 通りがかりに数秒 |
| 入れる情報 | 詳細、注意事項まで | 日時と要点だけ |
| 文字の大きさ | 通常 | 離れても読める大きさ |
| 連絡先 | 必ず記載 | 必ず記載 |
ChatGPTには、詳細版を先に作ってから「これを掲示用に、日時と要点だけの短い形にして」と頼むと、2種類が短時間で揃います。
個人情報と、参加を促す表現に注意
地域のお知らせは、住民の目に触れる文書です。次の点に気をつけてください。
- 個人名や住所を書かない：役員名を載せる場合も、本人の了解を得てください。
- 参加を強制する表現にしない：「必ずご参加ください」より「ご都合のつく方は」。
- 写真の掲載：行事の写真に写っている人の許可を取ってください。
- 金銭に関すること：会費や集金は、金額と使途を明記します。
- 災害や防犯に関する情報：自治体や警察の公式発表を確認してから載せてください。
5つ目は特に重要です。不確かな情報を回覧に載せると、地域全体に広がります。伝聞の段階では載せず、公式の発表を確認してください。
住民の氏名、住所、連絡先などは、ChatGPTに入力しないでください。文案は、固有名詞を伏せた状態でも十分に作成できます。