仕事でChatGPTを使う方法

仕事で任せやすい作業と任せにくい作業

ChatGPTに任せやすいのは、文章の下書き、要点整理、候補出し、表のたたき台、チェックリスト作成です。反対に、最終判断、責任が発生する説明、契約や医療やお金に関わる判断、社内ルールの解釈は人間が確認すべき領域です。

• 任せやすい：文章の整理、メール下書き、議事録要約、FAQ案、比較表案
• 人間が判断：送信可否、事実確認、契約判断、社外公開、顧客対応の最終文面
• 確認が必要：料金、仕様、規約、法務、医療、税務、最新情報

メール文作成の実践

メール文を作る時は、相手、目的、温度感、避けたい表現を指定します。日程調整、お礼、催促、謝罪、依頼などは下書きとして使いやすい一方で、宛名、日付、添付、約束内容は人間が必ず確認します。

取引先に日程変更をお願いするメールを作ってください。
条件：丁寧、短め、謝意を入れる、急かしすぎない。
出力形式：件名と本文。
注意：固有名詞は入れず、確認すべき点も最後に出してください。

作成後は、事実、敬称、日時、添付ファイル、相手に与える印象を確認します。AIが自然な文章を作っても、実際の関係性や背景までは理解していません。

議事録整理、比較表、FAQ作成

会議メモは、決定事項、未決事項、担当者、期限に分けると次の行動につながります。比較表は、比較する項目を先に指定すると見やすくなります。FAQは、問い合わせ前に読者が不安に思う点を洗い出す目的で使うと役立ちます。

次の会議メモを整理してください。
出力形式：決定事項、未決事項、担当者、期限、次回確認事項。
注意：不明な点は推測せず「確認が必要」と書いてください。

• 議事録：決定事項、担当者、期限を分ける
• 比較表：価格、機能、注意点、確認先を分ける
• FAQ：読者の不安、問い合わせ前の疑問、確認が必要な情報を分ける

チェックリスト作成とアイデア出し

チェックリストは、提出前、公開前、問い合わせ前、会議前など、失敗したくない場面で使えます。ChatGPTには「漏れやすい点も含めて」と依頼すると、自分では見落としやすい確認項目を出しやすくなります。

ホームページ公開前のチェックリストを作ってください。
対象：小規模事業者のサービスサイト
含める項目：スマホ表示、リンク、文章、SEO、問い合わせ導線、個人情報の有無
出力形式：カテゴリ別のチェックリスト

アイデア出しでは、候補を広げる目的で使います。出てきた案は、そのまま採用せず、現実性、費用、リスク、相手に与える印象を人間が判断します。

仕事利用の安全チェック

• 社内情報、顧客情報、個人情報をそのまま入力していない
• 未公開の数字、契約内容、トラブル内容を伏せている
• 会社のAI利用ルールに反していない
• 回答に古い情報や断定がないか確認した
• 社外に出す文章は人間が最終確認した
• 必要な場合はサービス提供元の情報を確認した