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事務職がChatGPTを使う方法
事務職の仕事では、文章を整える、メモを分類する、確認項目を作るなど、細かな作業が多くあります。ChatGPTは作業を丸投げする相手ではなく、下書きや整理の補助として使うと役立ちます。
このサイトはOpenAIやChatGPTの公式サイトではありません。初心者向けの非公式ガイドとして、ChatGPTの実用例と注意点を整理しています。AIの回答は人間が確認し、個人情報や機密情報は入力しないでください。
このページはこんな人向け
- メールや案内文の下書きを短時間で整えたい人
- 電話メモや会議メモを見やすく整理したい人
- 資料作成前に構成を考えたい人
- 機密情報に注意しながら事務作業を効率化したい人
ChatGPTに相談できること
事務作業では、文章の型、確認リスト、議事録の見出し、電話メモの整理などを相談できます。実際の数値や社内情報は伏せ、一般化して使いましょう。
メール下書き依頼、確認、お礼、お詫びの文面を整えます。
資料構成報告書や説明資料の見出しを作ります。
メモ整理電話メモ、会議メモ、TODOを分類します。
チェックリスト提出前、送信前、月末作業の確認項目を作ります。
使い方の流れ
- 入力してよい情報と伏せる情報を分ける
- 作りたい文書の目的を短く伝える
- 形式や文字量を指定する
- 出力後に事実、数字、社内ルールを確認する
事務職で使う場合は、ChatGPTに「完成版」を求めるより、「下書き」「分類」「確認観点」を出してもらう方が安全です。
そのまま使えるプロンプト例
事務連絡メールの下書きを作ってください。目的、相手にお願いしたいこと、締切を分かりやすく入れてください。固有名詞は後で人間が入れます。この電話メモを、相手の要望、確認すること、次にやることに分けて整理してください。個人情報は含めない前提です。月末処理のチェックリストを作ってください。書類確認、メール送信、ファイル整理、上長確認に分けてください。会議メモを、決定事項、未決事項、担当者、次回までにやることに分けるための表を作ってください。使う時の注意点
- 個人情報、顧客情報、社内の機密情報は入力しない
- 会社、学校、取引先のルールを守る
- 契約、医療、法律、お金に関わる重要判断は専門家や公式情報を確認する
- ChatGPTの回答は下書きとして扱い、送信前や公開前に人間が確認する
まなぶちゃん事務作業って、どこまでChatGPTに頼んでいいの？
GPTガイドくん文面の下書きや整理は向いています。社内情報や数字の正しさは、最後に必ず人間が確認しましょう。
よくある質問
事務職でChatGPTは何に使いやすいですか？
メール下書き、メモ整理、チェックリスト作成、資料構成のたたき台に使いやすいです。社内情報は伏せて相談しましょう。
電話メモをそのまま貼ってもいいですか？
個人名、電話番号、会社名、取引内容などが含まれる場合はそのまま貼らないでください。要点を一般化して相談する方が安全です。
議事録をChatGPTで作れますか？
下書きや分類には使えます。ただし、決定事項や担当者、期限は人間が原文と照らし合わせて確認してください。
資料の文章をそのまま任せてもいいですか？
丸投げではなく、構成案や言い換え案として使いましょう。事実、数字、社内ルールに合うか確認が必要です。